Po vytvoření a uložení rezervace prochází žádost schvalovacím a odbavovacím procesem, který operátor systému řídí a který je v každém kroku viditelný v kalendářovém přehledu prostřednictvím piktogramů.
Každá změna stavu se v rezervaci projeví:
Po uložení žádosti o rezervaci je tato odeslána operátorovi ke schválení (pokud systém není nakonfigurován jinak). V kalendářovém přehledu je rezervace označena příslušným piktogramem „čeká na schválení".
Pokud administrátor systému nastavil automatické schvalování, rezervace přeskočí tento krok a je rovnou schválena.
Operátor systému rezervaci schválí nebo zamítne. Po provedení akce:
Zadavatel i operátor systému jsou oprávněni kdykoliv upravit již vytvořenou rezervaci (změnit datum, čas, informace o zboží apod.), a to před i po jejím schválení.
Po provedení úpravy:
Po příjezdu vozidla do areálu operátor systému (nebo pracovník vrátnice) tuto skutečnost zaeviduje. Rezervace změní piktogram na „dopravce přijel".
Při označení příjezdu může systém zobrazit dialog verifikace — operátor potvrdí nebo opraví RZ vozidla a jméno řidiče. Funkci lze zapnout v nastavení systému (Workflow → formulář verifikace příjezdu).
Po nájezdu vozidla na rampu a zahájení manipulace operátor zaeviduje začátek nakládky nebo vykládky. Rezervace změní piktogram.
Zadavateli v tento moment odejde emailová notifikace.
Po ukončení nakládky nebo vykládky operátor zaeviduje dokončení. Rezervace změní piktogram.
Zadavateli odejde emailová notifikace.
Při odjezdu vozidla z areálu operátor zaeviduje odjezd. Rezervace změní piktogram.
Pouze pro nakládky s následnou přepravou. Po doručení zboží příjemci lze tuto skutečnost potvrdit přímo z editačního formuláře rezervace.
Systém zaeviduje přesné datum a čas doručení a rezervace změní piktogram.
Pokud dopravce na předem sjednané časové okno nedorazí, operátor tuto skutečnost zaeviduje.
Zadavateli odejde emailová notifikace o nedostavení se dopravce.
Stav pro případ, kdy dopravce přijel do areálu, ale manipulace z jakéhokoliv důvodu nemohla proběhnout. Operátor může při označení uvést důvod neuskutečnění.
Funkci Neuskutečněno lze zapnout nebo vypnout v nastavení systému.
Každý krok odbavení zaznamená přesné datum, čas a uživatele, který akci provedl. Přehled je dostupný jak operátorovi, tak zadavateli rezervace — přímo v editačním formuláři rezervace.
Administrátor systému má oprávnění jednotlivá časová razítka opravit (například pokud byla akce omylem zaevidována na nesprávné rezervaci).
Veškerá práce s rezervací je podrobně auditována — včetně všech změn hodnot polí a celého průběhu odbavení.
Do historie změn může nahlédnout jak operátor, tak zadavatel rezervace. Přístup je přes tlačítko Historie změn ve spodní části editačního formuláře rezervace.