¶ Představení aplikace
Aplikace Time Slot Control slouží k rezervaci časových oken nakládek/vykládek ve výrobních firmách, logistických centrech a všude tam, kde je třeba maximalizovat průtok zboží s co největší efektivitou.
¶ Uživatelský účet
¶ Přihlášení do aplikace
Do aplikace Time Slot Control se přihlásíte na webové adrese https://xxx.timeslotcontrol.com, kde „xxx“ představuje unikátní identifikátor společnosti, ve které se chystáte vytvořit časový slot.
¶ Registrace uživatele
Pro získání přihlašovacích údajů využijte formulář v odkazu "Registrovat uživatele", kde vyplníte název Vaší společnosti, jméno, příjmení, email a telefonní kontakt. Po schválení přístupu administrátorem aplikace v dané společnosti obdržíte na uvedený email přihlašovací jméno a heslo.
V případě, že nedisponujete webovou adresou a nemáte možnost kontaktovat společnost, u které máte zájem vytvořit časový slot, využijte webové stránky https://www.timeslotcontrol.com/pro-dopravce, kde vyplníte jméno, název Vaší společnosti, email, název společnosti, u které chcete vytvořit časový slot a popíšete Váš požadavek. Informace budou předány administrátorovi aplikace v uvedené společnosti, který pro Vás zajistí přístup do aplikace Time Slot Control a následující sloty již budete vytvářet přímo v aplikaci.
¶ Správa uživatelského účtu
Správa uživatelského účtu a výběr jazyka jsou po přihlášení do aplikace dostupné v pravém horním rohu.
V odkazu "Profil" budete přesměrováni na stránku s možností změny hesla, editace profilového obrázku a nastavení emailových notifikací.
¶ Základní přehled
Aplikace uživatelům nabízí 3 přehledy s možností přepínání v pravém horním rohu (1).
- Den- plán
- Den- skutečnost
- Dlouhodobý přehled
Po úspěšném přihlášení se uživatel nachází na hlavním přehledu plánovaných rezervací aktuálního dne.
V levé části obrazovky se nachází uživatelská navigace (2), která slouží jako rozcestník do všech důležitých částí systému Time Slot Control.
V rozvrhu (3) jsou horizontálně zobrazeny nakládkové/ vykládkové rampy (zdroje) dané společnosti. Časová osa je zobrazena vertikálně.
¶ Uživatelská navigace
¶ Rezervace
Pokud společnost, ve které si uživatel přeje vytvořit rezervaci časového okna disponuje více pobočkami, uživatel vybere danou pobočku v sekci "Rezervace" (1).
V kalendáři (2) uživatel zvolí požadovaný den nakládky/vykládky a následně kliknutím na "Nová" nebo kliknutím do volného prostoru v rozvrhu je přesměrován na rezervační formulář.
Rezervaci lze vytvořit jen v termínu, který:
- není již rezervován
- se nenachází v minulosti
- není blokován na základě otevírací doby zvolené rampy (zdroje)
- není blokován výjimkou pracovní doby
Všechna nedostupná časová okna jsou v rozvrhu znázorněna šedým šrafováním.
¶ Rezervační formulář
Podobu rezervačního formuláře a jednotlivá pole si definuje každá společnost individuálně dle svých vlastních požadavků, proto se reálná podoba formuláře může lišit od níže zobrazeného.
V rezervačním formuláři uživatel vyplní požadovaná pole.
V sekci "Dodávka" rezervačního formuláře uživatel specifikuje jednotlivé dodávky, které budou v rámci jedné rezervace časového okna odbaveny. Dodávky lze libovolně přidávat tlačítkem "+" v pravém dolním rohu. V jednom časovém okně tak můžete evidovat více přeprav.
Po vyplnění všech potřebných údajů na rezervačním formuláři je automaticky spočtena délka rezervace, která je pak uvedena v poli "Datum a čas rezervace".
Aplikace podporuje dva režimy výpočtu délky trvání časového okna:
- Fixní režim
- Dynamický režim
Při fixním režimu je na úrovni každého zdroje (rampy) nastavena pevná délka trvání jednoho časového okna (například 60 minut) bez ohledu na počet přepravních jednotek.
Dynamický režim nabízí výpočet časového okna algoritmem v závislosti na počtu přepravních jednotek (paleta, box...)
Zvolený způsob výpočtu délky rezervace je výhradně v kompetenci administrátora aplikace dané společnosti a může se na jednotlivých rampách (zdrojích) lišit.
¶ Přílohy
Přílohy jsou nástavbový modul aplikace. Pokud má daná společnost přílohy aktivovány, uživateli je umožněno nahrát 1– n souborů.
¶ Statusy rezervace
Schválení / zamítnutí rezervace správcem systému dané společnosti odchází koncovému uživateli (zadavateli rezervace) emailová notifikace. Schválením / zamítnutím rezervace se také náležitě mění piktogram v rozvrhu.
Úprava rezervace (změna data, času, informací ohledně zboží apod.) je umožněna zadavateli i správci systému, a to před i po jejím schválení. V takovém případě odchází zadavateli i správci systému emailová notifikace s informací o úpravě a v případě, že je iniciátorem změny zadavatel, žádost může na základě nastavení systému podléhat opětovnému schvalovacímu procesu.
Po příjezdu vozidla na vrátnici správce systému nebo kamerový systém tuto skutečnost zaeviduje a daná rezervace změní svůj status na dopravce je v areálu.
Po příjezdu vozidla na rampu a zahájení manipulace správce systému tuto skutečnost zaeviduje a daná rezervace změní svůj status na zpracování probíhá.
Po ukončení manipulace správce systému tuto skutečnost zaeviduje a daná rezervace změní svůj piktogram a status na zpracování dokončeno.
Při odjezdu vozidla z areálu správce systému nebo kamerový systém tuto skutečnost zaeviduje a daná rezervace změní svůj status na dopravce opustil areál.
V případě nakládky a následné přepravy do cílové destinace systém umožňuje zadavateli zaevidovat skutečnost, že zboží bylo doručeno příjemci s automatickým záznamem data a času doručení.
V případě problému během nakládky/vykládky, které neumožňují danou operaci dokončit, systém umožňuje tuto skutečnost zaevidovat pod statusem neuskutečněno. Správce systému má možnost uvést důvod neuskutečnění dané operace, který je pro zadavatele dostupný v rezervačním formuláři.
Přehled výše uvedených statusů a jejich piktogramů je dostupný přímo v aplikaci Time Slot Control v uživatelské navigaci v sekci "Rezervace" > "Legenda".
¶ Komentáře
V kartě "Komentáře" je umožněno přidávat poznámky a komentáře, čímž vzniká vlákno podobné běžnému diskusnímu fóru. S každým komentářem odchází upozorňující notifikace zadavateli i správci aplikace, pokud tento typ notifikace mají povolený na úrovni svého uživatelského účtu a své role.
¶ Zásobník zakázek
Zásobník zakázek je nadstavbový modul. Pokud má daná společnost zásobník zakázek aktivovaný, žadateli rezervace je zobrazen seznam již předem připravených zakázek, které se mají v dané společnosti uskutečnit.
Tyto zakázky uživatel nalezne v uživatelské navigaci v sekci "Zásobník zakázek" > "Nepotvrzené".
S položkami zásobníku je možné pracovat hromadně. Výběrem konkrétní zakázky nebo i více zakázek a jejich potvrzením uživatel stvrzuje, že s danými přepravami v uvedený datum počítá, zatím bez nutnosti vytvářet časový slot. Zakázky jsou tímto úkonem přesunuty do "Potvrzené". Pro vytvoření časové rezervace uživatel vybere dané zakázky ze seznamu potvrzených a klikne na "Přidat do košíku". V aplikaci se zobrazí rozvrh, kde uživatel kliknutím na volný časový slot vytvoří rezervaci dle postupu výše. Košík funguje obdobným způsobem jako košík na eshopu. Vybrané položky v košíku jsou v aplikaci Time Slot Control ukládány a informace z nich jsou automaticky vyplněny do rezervačního formuláře a pro každou objednávku umístěnou v košíku se ve formuláři vytvoří sekce "Dodávka". Uživatel doplní nepředvyplněná pole a uložením vytvoří z položek v košíku rezervaci. Položky jsou z košíku automaticky vymazány a v zásobníku jsou přesunuty do "Zarezervované".
Již zarezervované položky zásobníku je možné znovu vložit do košíku a opakovaně z nich vytvořit rezervaci časového okna. K jedné položce zásobníku se tedy může vázat více rezervací, které jsou poté vidět v detailu položky zásobníku, v sekci "Související rezervace".
¶ Aukce
Aukce přeprav je nástavbový modul navázaný na zásobník zakázek, ve kterém jsou uloženy předem připravené zakázky bez přiřazené přepravní kapacity, které se mají v dané společnosti uskutečnit. Do aukce společnost zapojí definovaný okruh příjemců, od kterých očekává cenovou nabídku na konkrétní přepravu. Uživatel má poté možnost reagovat doplněním ceny, případně poznámky. Pokud uživatel danou aukci vysoutěží, daná zakázka je automaticky přesunuta do zásobníku a je možné pokračovat návaznými procesními kroky v aplikaci Time Slot Control popsanými výše.
¶ Důležité zprávy
Aplikace Time Slot Control umožňuje společnostem sdílet důležité zprávy, na které je uživatel upozorněn po přihlášení a jejich přečtení stvrzuje kliknutím na "Akceptuji".
¶ Uživatelské soubory
V sekci "Uživatelské soubory" může daná společnost sdílet s uživateli dokumenty s pokyny pro pohyb dopravců v areálu, mapu areálu a další.
¶ Kontakt
V sekci "Kontakty" naleznete kontakty na pracovníky dané společnosti spravující aplikaci Time Slot Control.